Szervezetfejlesztés

Füzesabony Város Önkormányzat Képviselő-testületének 2010. október 27-i nyilvános ülésén hozott határozata:

80/2010.(X.27.)  Képviselő-testületi határozat

Füzesabony Város Önkormányzatának Képviselő-testülete Füzesabony Város Önkormányzata 3/1991.(III.26) rendeletének (SZMSZ) 2. sz. függelékét Füzesabony Város Polgármesteri Hivatal Ügyrendjét (továbbiakban: Ügyrend) az alábbiak szerint módosítja, illetve kiegészíti:

I.              A szervezeti átalakítás vonatkozásában:

Az Ügyrend II. fejezete a következők szerint módosul:

„II. fejezet
A Hivatal szervezeti felépítése

A Hivatal szervezetének a vezetője a jegyző. A Hivatal a szükséges munkamegosztás céljából az alábbi szervezeti egységekre tagozódik:

/1/ Szervezési és Humán Iroda, amelyet az aljegyző vezet

Az iroda az alábbiak szerint tagozódik:
a)    Szervezési Csoport
b)    Szociális Csoport
c)    Közművelődési és Oktatási Csoport

/2/  Jogi és Igazgatási Iroda

Az iroda az alábbiak szerint tagozódik:
a)    Jogi és Igazgatási Csoport
b)    Építéshatósági Csoport

/3/  Gazdálkodási Iroda

Az iroda az alábbiak szerint tagozódik:
a)    Költségvetési és Ellátási Csoport
b)    Könyvelési Csoport
c)    Adócsoport

/4/ Városfejlesztési Iroda

/5/  Gyámhivatal

Gyámhivatalon belül működnek a hivatásos gondnokok.

/6/  Okmányiroda”

IV. Fejezet

A testületi döntések elkészítése és végrehajtása. A bizottságok és a közreműködő irodák megjelölése az alábbiak szerint módosul:

-    Ügyrendi Bizottság (Szervezési és Humán Iroda, Jogi és Igazgatási Iroda)
-    Pénzügyi és Városfejlesztési Bizottság (Gazdálkodási és Városfejlesztési Iroda)
-    Oktatási Kulturális és Sport Bizottság (Szervezési és Humán Iroda)
-    Szociális és Egészségügyi Bizottság (Szervezési és Humán Iroda)

V./B

A belső szervezeti egységek feladatköre

Az Ügyrend V/B fejezet 1. d) pontja az alábbi szerint módosul:

d) a Képviselő-testület Ügyrendi Bizottság, Oktatási Kulturális és Sport Bizottság, Szociális és Egészségügyi Bizottság munkájának előkészítését, szervezését, döntéseinek formába öntéséért és kihirdetéséért felelős
„f) az ügyfélszolgálati feladatokat.”

Az Ügyrend V/B. fejezet 2. pont az alábbi m, n alpontokkal egészül ki:
„m) a körzetközponti elsőfokú építésügyi hatósági feladatokat,”.

„n) a közterület-foglalási és használati feladatokat.”

Az Ügyrend V/B. fejezet 4. pontja a következők szerint módosul:

„/4/ Városfejlesztési Iroda

Ellátja:

a) az útépítési, útfelügyeleti, közlekedési, vízvédelmi, tűzvédelmi, környezetvédelmi, földügyi feladatokat,
b)   az önkormányzati törzsvagyon működésével és igazgatásával kapcsolatos feladatokat /önkormányzati ingatlanfejlesztés, ingatlanhasznosítás, értékesítés, gyarapítás/,
c)   az Európai Uniós és egyéb pályázatok elkészítésében, végrehajtásában való közreműködést.”

VI./C fejezet

Az Ügyrend VI/C fejezet ötödik francia bekezdése az alábbiak szerint módosul:

„- Városfejlesztési Irodavezető, településfejlesztési szakmérnök

II.           A szervezeti folyamatok fejlesztése vonatkozásában:

Az Ügyrend III. fejezet 2. pont ötödik francia bekezdése (Meghatározza a feladatok végrehajtásának idejét, módját, ütemét) a következő szövegrésszel egészül ki:

„Ennek keretében kinevezi a projektek vezetőit és tagjait.”

Az Ügyrend III. fejezet 3. pont utolsó francia bekezdése (Szükség szerint együttműködnek a társ szervezeti egységek vezetőivel) a következő szövegrésszel egészül ki:

„Ennek keretében gondoskodnak a projektek végrehajtásáról a szervezeti egységet érintő projektrészek tekintetében. Segítik és támogatják a szervezeti egységtől kinevezett projektvezetők és projekttagok munkáját.”

Az Ügyrend VI/A. fejezete a következő szövegrésszel egészül ki:

„- A jegyző által kinevezett projektvezetők a projekttagoknak a projektet érintő feladatok tekintetében utasítást adhatnak, annak végrehajtásáról információt kérhetnek, a projekttag szervezeti egység vezetőjének egyidejű tájékoztatása mellett.”

Kapcsolódó anyagok: 

Határozatok -  2010.10.27. (125.06 kB)

Füzesabony Város Polgármesteri Hivatal szervezeti struktúrájának jellemzése (930.32 kB)

Projektzáró prezentáció (227.51 kB)

Zárójelentés (131.52 kB)

Szabályzatok kivonatai (585.81 kB)

Füzesabony Város Polgármesteri Hivatala sikeresen pályázott az ÁROP 2007-1-A-2/A program keretében a "Füzesabony Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése" tárgyú projekt megvalósítására, majd 2009.07.09-én szerződést kötött a projekt kivitelezésére a BidCon Kft-vel. A projekt jelenleg a záró szakaszban van.

A BidCon Kft. a szervezeti struktúra és folyamatok feltérképezését követően a Polgármesteri Hivatal részére előzetes javaslatot tett azon folyamatok korszerűsítésére, amelyek a felmérés alapján véleménye szerint a lehető legnagyobb mértékben járulhatnak hozzá a Hivatal működésének hatékonyabbá tételéhez.

Az előzetes javaslat a következőkre irányult:

1.      a költségvetési tervezési folyamat optimalizálása;

2.      a Képviselő-testületi határozatok és döntések meghozatalát támogató folyamat optimalizálása - az előterjesztések előkészítésétől a határozat végrehajtásáig;

3.      a nem hatósági típusú, több részleget érintő, illetve projekt jellegű feladatok ellátásához kapcsolódó folyamatok optimalizálása.

Az előzetes javaslat egyeztetése során a Hivatal vezetése egységesen támogatta a fenti fejlesztési területeket. A BidCon Kft javaslata a Képviselő-testületi határozat-hozatal támogatásával kapcsolatban és a projekt jellegű feladatok ellátásához kapcsolódó folyamatok optimalizálására fogalmaz meg javaslatokat, melynek megvalósítása már 2009-ben elindult, jelenleg pedig záró szakaszban van.

Javaslat a szervezeti átalakításra:

- Új szervezeti egységként javasoljuk kialakítani a Városfejlesztési Irodát, amelynek tevékenysége magában foglal minden, a városfejlesztéshez, beruházásokhoz, és az ezekkel összefüggő beszerzésekhez kapcsolódó funkciót - a pályázatok, a közbeszerzések lebonyolításának koordinálását, projektkoordinációt és adminisztrációt stb. Az irodában a következő pozíciókat javasoljuk létrehozni: 1 fő irodavezető (betöltendő státuszként), a jelenleg a Műszaki Iroda műszaki csoportján dolgozó 2 fő ügyintéző és 1 fő ügykezelő, és 1 fő a Gazdálkodási Irodáról, aki a projektek koordinálásért, elszámolásáért felelős;

- A Műszaki Iroda megszüntetését javasoljuk a következők szerint: az Iroda építéshatósági csoportját javasoljuk a Jogi és Igazgatási Irodához áthelyezni, mivel így a hatósági feladatok jobban áttekinthetőek lesznek, azok szakmai irányítása egységessé válik, az egyéb feladatokat ellátó 3 főt - a műszaki csoport munkatársait - pedig javasoljuk az újonnan létrehozott Városfejlesztési Irodához áthelyezni;

- A Gyámhivatal működését, szervezetét javaslatunk nem érinti, mivel ez projektjellegű feladatokat egyáltalán nem végez, működése a jelenlegi formában megfelelő;

- Az Okmányiroda működését, szervezetét javaslatunk nem érinti, mivel ez projektjellegű feladatokat egyáltalán nem végez, működése a jelenlegi formában megfelelő.

- A Gazdálkodási Iroda jelenleg külön csoportként működő két részlegét, a Költségvetési és az Ellátási csoportot javasoljuk összevonni közös név alatt: Költségvetési és Ellátási Csoportként. Az Iroda szervezetét javaslatunk ezen túlmenően annyiban érinti, hogy az itt működő, kifejezetten projekthez kapcsolódó tevékenységet (pályázati koordináció, elszámolások) végző szerepkört javasoljuk a fent ismertetett Városfejlesztési Irodához áthelyezni, az egységes szakmai felügyelet érdekében.

- A Jogi és Igazgatási Irodán a jogi és igazgatási csoport mellett - a Műszaki Irodától történő áthelyezéssel (ld. fent) - javasoljuk létrehozni az építéshatósági csoportot;

- A Jogi és Igazgatási Irodán működő ügyfélszolgálati munkakört javasoljuk megszüntetni, és az ügyfélszolgálati feladatokat a Szervezési és Humán Iroda szociális csoportjának feladatkörébe utalni. Mivel a Polgármesteri Hivatal egyes szervezeti egységei közötti, illetve a külső partnerekkel történő kapcsolattartással kapcsolatban több negatív visszajelzéssel is találkoztunk a felmérések során, ezért a Szervezési és Humán Irodán ezen túlmenően javasoljuk egy kommunikációs referens munkakör létrehozását, aki a külső szervezetekkel való hatékony kommunikációért, és a belső intézménystruktúrával való kapcsolattartásért felel. Ez a munkakör tehát alkalmas lehet a kommunikációs feladatok ellátására, illetve kapcsolódhat hozzá bizonyos, az iroda sajátosságait érintő feladat, pl. közművelődéssel kapcsolatos feladatkör, vagy a pályázatok kapcsán vállalt esélyegyenlőségi feladatkör megvalósítása;

A dokumentumban javasolt és részletezett folyamatoptimalizálási elképzelések megvalósítása elsősorban a projekt-jellegű feladatokhoz kapcsolódó szervezeti átalakítások előkészítése és bevezetése során okoz többletfeladatokat a Hivatal szervezete számára.

Infrastrukturális, illetve anyagi oldalról a szervezeti átalakítás jelentős ráfordítást nem igényel. A sikeres bevezetést követően a fentiekben már említett hatékonyságot érintő előnyök várhatók a szervezeti átalakítás eredményeképpen, vagyis:

- az egymástól szervezetileg elkülönített hatósági és projektjellegű feladatok hatékonyabban lesznek felügyelhetők,

- a folyamatok egymástól jól elhatárolva, átláthatóan fognak működni,

- az egységes irányítás révén a korábban több szervezeti egység alatt futó, ám egymásra épülő, összefüggő feladatok kevesebb kockázattal, hibalehetőséggel, sikeresebben lesznek megvalósíthatók.

A projekt 5 éves fenntarthatósági követelménnyel jár.

A projekttel összhangban az alábbi álláshelyek kerültek meghirdetésre, majd betöltésre 285 pályázó közül:

1.      Jogi és Igazgatási Irodavezető - Dr.Poczok Szabolcs. Legmagasabb iskolai végzettsége: Jogász. Miskolci Egyetem Állam és jogtudományi Kar 2008-ban végezte. Szakmai tapasztalat: 2009.01.01-től jelenleg is a Füzesabonyi Polgármesteri Hivatalban dolgozik, igazgatási ügyintéző, majd 2010. március 01-től megbízott jogi és igazgatási irodavezető munkakörben.

2.      Városfejlesztési Irodavezető - Mann Roland. Legmagasabb iskolai végzettsége: Geográfus. Debreceni Egyetem Természettudományi Kar, Terület és településfejlesztő szakirány 2003-ban végzett Szakmai tapasztalat: 2003. szeptember 01-től - 2005.10.02-ig Füzesabonyi Kistérségi Területfejlesztési Társulás Füzesabony, 2005. október 03-tól Füzesabonyi Polgármesteri Hivatal műszaki iroda ügyintézője, 2010. július 01-től megbízott irodavezető.

3.      Gyámügyi ügyintéző - dr. Borbély Nóra Mária. Legmagasabb iskolai végzettsége: Jogász. Miskolci Egyetem Állam és jogtudományi Kar 2010-ben végezte el cum laude minősítéssel. Az egyetemen rendezett közigazgatási jogi versenyt megnyerte. Szakdolgozat témája a helyi önkormányzatok gazdálkodásának a problémái volt. Szakmai tapasztalat: 2008. augusztus 25-től Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Szervezési és Jogi Főosztályán, majd a Miskolci Városi Bíróságon töltötte szakmai gyakorlatát.

4.      Jogi és Igazgatási ügyintéző - dr. Tomori Róbert. Legmagasabb iskolai végzettsége: Jogász. Szegedi Tudományegyetem Állam és Jogtudományi Kar, Sárospataki Református Teológiai Akadémia. Oklevelek minősítése: cum laude. Szakmai tapasztalat: 2008. Dr. Pajtók Gábor Ügyvédi Irodánál volt gyakornok, majd 2009-ben az Egri Városi Ügyészségen töltötte gyakornoki idejét. 2008. július 12-től az Egervölgyi Református Egyházmegye Esperesi Hivatalánál dolgozott 2010. augusztus 31-ig.

5.      Egyéb ügyintéző - Fazekas Béla. Legmagasabb iskolai végzettsége: Humánszervező. Pécsi Tudományegyetem Humán szervező szak. Szakmai tapasztalat: Királyegyháza Körjegyzőség 2009. május 01. szociális és igazgatási ügyintéző, 2009.júniustól 2010-ig Polgármesteri Hivatal Okmányirodai feladatok.

6.      Pénzügyi ügyintéző - Bényeiné Gombos Rita. Legmagasabb iskolai végzettsége: pénzügyi ügyintéző adó- és illeték szakon. Mérlegképes könyvelő államháztartási szakon, jelenleg az Eszterházy Károly Főiskola Gazdálkodás és menedzsment szakos 2. éves hallgatója. Szakmai tapasztalat. 1999-2008 között IKR Zrt-nél pénzügyi ügyintéző munkakörben dolgozott, 2008. január 15-től a Füzesabonyi Kistérség Többcélú Társulásának Munkaszervezeténél gazdasági vezető.

7.      Városfejlesztési ügyintéző - Szűcs Norbert. Legmagasabb iskolai végzettsége: Miskolci Egyetem Terület- és településfejlesztési menedzsment szakirány / terület és településfejlesztő szakértő. Szent István Egyetem Mezőgazdasági és Környezettudományi kar / agrármérnök. Szakmai tapasztalat: 2006. február 1-től Füzesabonyi Kistérség Többcélú Társulásánál Vidékfejlesztési menedzsment munkakörben dolgozott.